geschrieben von Christian Holzschuh Online Marketing
Plötzlich Remote: Wie AOE in zwei Tagen zur Remote-Company wurde
Plötzlich Remote: Wie AOE in zwei Tagen zur Remote-Company wurde
22. März 2020 | Kategorien: News & Trends, Agility & Project Management
Über den Autor Christian Holzschuh Christian Holzschuh Online Marketing

Corona ist eine massive Bedrohung für unsere Gesundheit und unsere Wirtschaft. Wir steuern aktuell auf eine nie gekannte Krise mit noch offenem Ausgang zu. Doch Not macht bekanntlich auch erfinderisch: Homeoffice und Remote-Work erleben gerade einen regelrechten Boom. In kürzester Zeit stemmen Unternehmen das, was sonst monatelanger Vorbereitung bedarf: Homeoffice für ganze Teams, Abteilungen oder gar das gesamte Unternehmen, wie hier bei AOE in Wiesbaden. Doch mit dem simplen Hinweis, von nun an die Arbeit von zu Hause zu erledigen, ist es natürlich nicht getan. Im Gespräch erzählt COO Joern Bock, Experte im Bereich New Work und Selbstorganisation, wie AOE die Umstellung auf Remote-Work gemeistert hat – technisch und menschlich.


Hallo Joern, wo erwischen wir Dich denn gerade und wie geht es Dir?

Danke, es geht mir gut. Ich bin aktuell im Homeoffice, alles aber noch etwas provisorisch. Da die Schulen seit Montag geschlossen sind, habe ich mein eigentliches Büro meiner Frau und den Kindern zum Homeschooling überlassen. Aber es läuft alles und ich bin voll arbeitsfähig – auch im Keller, wo nämlich derzeit mein Schreibtisch steht.

Wann genau fiel im Management von AOE die Entscheidung, komplett auf Remote-Work umzustellen?

AOE hat ja einige Kunden aus dem asiatischen Raum, von daher hatten wir schon zu Beginn der Corona-Krise relativ viele Insights. Ich muss aber zugeben, wir haben zum damaligen Zeitpunkt eher versucht, Ruhe zu bewahren und erst einmal aufmerksam die Entwicklung aus der Ferne beobachtet. Gleichzeitig haben wir natürlich Notfallmaßnahmen geplant, beispielsweise mit jedem Team einen Remote-Fitness-Check gemacht. Dieser Check beinhaltete u. a., dass wir jeden Rechner einem Datensicherheitscheck unterzogen haben sowie die Vorbereitung auf 2 Test-Runs. 

Nachdem sich jedoch die Situation in den letzten Wochen massiv verschärft hatte, wurde klar, dass wir hier nicht zu lange warten können. Folglich haben wir die 2 Test-Runs vorgezogen und kurzfristig durchgeführt, nämlich im ersten Schritt eine 50%ige Remote-Auslagerung der Mitarbeiter und für den Folgetag dann eine 100%ige. Der 50%ige Testlauf lief reibungslos, so dass wir dann am Folgetag die 100% als Reality-Check haben durchlaufen lassen, es gab Gott sei Dank keine Probleme.

Und wie lange hat es gedauert, bis wirklich alle Mitarbeiter im Homeoffice angekommen und wieder arbeitsfähig waren?

Wir sind bei den Entwicklungsteams ohne Performance-Verlust und ohne zeitliche Verzögerung ins Homeoffice gewechselt, da einige Teams schon häufiger Remote gearbeitet und wir zudem gut vorausgeplant hatten. Eine kleine Herausforderung hatten wir bei den administrativen Teams, wie z. B. HR oder Finance, die bisher nicht konsequent über ein Remote-Setup verfügt haben. Diese Woche haben wir in der Administration noch eine Not-Besetzung on-site aufrechterhalten müssen, auch in der Küche unserer Eatery. Ab nächster Woche werden wir aber auch keine Not-Besetzung mehr anbieten. 

Was hat aus Deiner Sicht gut geklappt bei der Umstellung auf Remote-Work und was war eher holprig?

Gut funktioniert hat, wie schon erwähnt, der Umzug der Entwicklungsteams, die waren sofort arbeitsfähig. On-the-fly mussten wir allerdings noch aufgrund der plötzlich viel höheren Anzahl an Usern einige Remote-Tools austauschen bzw. erweiterte Lizenzen kaufen. Dies lief aber auch alles sehr rasch und problemlos, da wir ohne große Freigabe-Prozesse spontan agieren konnten.

Wir testen momentan noch diverse Virtual-Office-Tools und nutzen verschiedene Remote-Conference-Tools. Ein Thema, was uns aktuell hier noch beschäftigt, ist die Optimierungsfrage. Die unterschiedlichen Teams haben auch unterschiedliche Vorlieben. Aktuell ist der Plan, dass die jeweiligen Scrum-Master mit ihren Teams entscheiden, was ihnen am besten hilft und was für sie am sinnvollsten ist. In jedem Fall benötigen wir viel mehr Sync als vorher und haben aus diesem Grunde auch verschiedene Sync-Arbeitsgruppen ins Leben gerufen.

Hast Du für Dich konkret Learnings aus dem Verlauf ziehen können, was würdest Du künftig vielleicht anders machen?

Wichtig war in jedem Fall, dass wir ganz früh angefangen haben, die Situation in Asien genau zu beobachten, rechtzeitig einen Krisenstab eingerichtet und Notfall-Maßnahmen geplant haben. Dass die Situation sich dann so rasant zugespitzt hat, war allerdings nicht vorhersehbar, wir haben dann einfach tagesaktuell entschieden. Bei manchen Mitarbeitern kam es vielleicht so an, dass wir an der ein oder anderen Stelle zu zögerlich und dafür an anderen Stellen zu schnell gehandelt haben, aber ich bin der Überzeugung, dass wir – angesichts der sehr dynamischen Situation - alle Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt getroffen haben.

Joern Bock
Mit unseren Kunden läuft es wie zuvor. Wir sitzen ja alle im gleichen Boot. Meetings und Abstimmungen finden eben einfach virtuell statt, das funktioniert reibungslos.
Joern Bock
COO
AOE

Ganz praktische Fragen: Wie läuft denn aktuell die Zusammenarbeit der Entwickler-Teams untereinander? Und die Kommunikation mit dem Kunden?

Die Zusammenarbeit der Entwickler läuft zum Glück sehr unproblematisch. Die Firma ist am normalen „Wertschöpfen“ und die Scrum-Master melden keine Probleme. Wo wir noch Erfahrungen sammeln müssen, ist beim Onboarding neuer Mitarbeiter sowie bei den Syncs.

Einschwingen muss sich auch noch die restliche Organisation. Ich erfahre dies aktuell am eigenen Leib, mein Arbeitsalltag ist viel stressiger als früher, da ich sämtliche Abstimmungen, die vorher mehr oder weniger nebenbei im Office persönlich abgelaufen sind, telefonisch vornehmen muss. Ich bin fast rund um die Uhr in Calls. Aber ich denke, dass auch die Arbeitsbereiche, die aktuell noch Schwierigkeiten haben, sich vorzustellen, wie es Remote weitergehen soll, mit der Zeit lernen werden, sich zu organisieren.

Mit unseren Kunden läuft es wie zuvor. Wir sitzen ja alle im gleichen Boot. Meetings und Abstimmungen finden eben einfach virtuell statt, das funktioniert reibungslos.

Es gibt ja auch Mitarbeiter, die nicht Remote arbeiten können, wie zum Beispiel die Köche oder die Masseurin oder die Rezeption, wer kümmert sich um diese Mitarbeiter und gibt es aktuell Aufgaben, die sie alternativ erledigen können?

Die Masseurin kann natürlich ihrer regulären Tätigkeit nicht mehr nachgehen, da sie ja den Mindestabstand einhalten muss. Sie und die Kolleginnen von der Rezeption haben sich zu einem „Team Office-Admin“ zusammengeschlossen und wollen Step by Step nun Arbeiten, die aufgrund der regulären Arbeitsbelastung immer liegengeblieben sind, abarbeiten. Die Küche ist diese Woche noch auf eine Person heruntergefahren, die Kollegen werden zur Unterstützung des Unternehmens Urlaub abbauen. Dafür sind wir sehr dankbar. Ab der kommenden Woche gibt es dann den kompletten Office-Shut-Down, d. h. alle Mitarbeiter arbeiten vom Homeoffice bis auf ganz wenige Ausnahmen.

Nun noch zur Technik: Auf welche Tools und welche Technik wird gesetzt, um Remote-Work reibungslos möglich zu machen? Hast Du Lieblings-Tools, welche sich besonders bewährt haben?

Unsere Entwicklungsteams haben ihre Entwicklungsumgebungen schon seit langen so virtualisiert, dass sie nahezu an jedem Ort lokal arbeiten können. Gitlab, Artifactory, Docker, Kubernetes sind einige Tools, die ich hier exemplarisch nennen möchte. Einen detaillierteren Überblick zu den von uns eingesetzten Tools und Technologien erhält man auf unserem AOE Tech Radar.

Neben der eigentlichen Entwicklung beschäftigen wir uns auch intensiv mit Tools für die Kommunikation verteilter Teams. Aktuell verwenden wir Highfive, Zoom und Sneek für unser Web-Conferencing. Das ist abhängig vom Anwendungsfall und den Vorlieben der Teams. Dazu setzen wir seit langem Mattermost für die interne Kommunikation ein und haben viele Tools für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, beispielsweise Confluence, Dropbox Business, Google Drive oder virtuelle Whiteboards von Target Process.

In diesen schweren, doch sehr speziellen Zeiten beklagen viele neben der Angst vor der Krankheit und dem Ungewissen auch die zunehmende Vereinsamung durch die Isolation im Homeoffice. Hast Du einen Plan, um die Stimmung bei den Mitarbeitern zu heben?

Wir nutzen ja sehr intensiv Video-Conferencing, d. h. die Leute sehen sich. Da kommt es oft zu sehr lustigen und persönlichen Vorfällen, beispielsweise springt die Katze auf den Schreibtisch oder die Kinder kommen im Hintergrund ins Bild. Aktuell planen wir diverse Contests, beispielsweise, wer hat die schönste Frisur oder das beste Outfit oder den schönsten Coffee-Mug während eines Video-Calls im Homeoffice und wir chatten ganz häufig miteinander. Damit wir einzelne Mitarbeiter nicht „verlieren“, planen die Scrum-Master regelmäßige virtuelle Treffen für die Teams. Bei den Teams, die bereits regelmäßig Remote gearbeitet haben, erwarten wir hier wenig Probleme. Bei Teams mit wenig oder keiner Remote-Erfahrung schauen wir allerdings genauer hin.

Wir haben uns von Anfang an vorgenommen, möglichst viel aus der Situation für uns zu lernen. Auf Teamlevel, auf persönlicher Ebene aber auch als Gesamtorganisation.
Joern Bock
COO
AOE

Wäre Remote-Work als Dauerzustand für AOE als Unternehmen denkbar?

Das können wir ja jetzt ausgiebig testen und unsere eigenen Erfahrungen sammeln. AOE ist eine On-Location-Company, wir schätzen die Face-to-Face-Kommunikation, wir leben und arbeiten miteinander. Wie viel „Gewürz“ Remote kann diese Suppe vertragen? Persönlich bin ich der Ansicht, dass ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Onsite und Remote das richtige Rezept für AOE ist. Natürlich muss man das auch im Einzelfall entscheiden. Wir suchen und finden unsere Talente ja deutschlandweit oder haben auch Mitarbeiter, die aufgrund ihrer persönlichen Situation häufig von zu Hause arbeiten müssen, diese kann man ja nur an AOE über eine vernünftige Remote-Kultur binden. AOE ist in vielen Bereichen Pionier, man sollte aber nicht mit wehenden Fahnen unreflektiert in Richtung Remote laufen. Wir sind technisch dazu in der Lage, das gesamte Unternehmen Remote arbeiten zu lassen, sind lieferfähig und produktiv und versuchen jetzt einfach einmal das Beste aus der aktuellen Situation zu machen. Wir haben uns von Anfang an vorgenommen, möglichst viel aus der Situation für uns zu lernen. Auf Teamlevel, auf persönlicher Ebene, aber auch als Gesamtorganisation. Unser Ziel ist es, als AOE gestärkt und reifer aus der Situation herauszukommen. So bietet die Corona-Krise, bei allen Unwägbarkeiten, für uns die Chance, Remote-Work zu testen und dabei zu lernen.

Vielen Dank für die Infos, Joern.