geschrieben von Joern Bock Chief Operating Officer
Remote-Onboarding – nachhaltige Integration von Mitarbeiter:innen in Zeiten von COVID-19
Remote-Onboarding – nachhaltige Integration von Mitarbeiter:innen in Zeiten von COVID-19
29. Juli 2020 | Kategorien: Behind the scenes, News & Trends
Über den Autor Joern Bock Joern Bock Chief Operating Officer

Willkommen an Bord!

Der erste Tag im neuen Job ist oft aufregend. Durch die aktuelle Remote-Situation kann allerdings bei neuen Mitarbeiter:innen ein Gefühl der Verlorenheit aufkommen. Man fängt bei seinem neuen Arbeitgeber an und kann plötzlich die Kollegen:innen oder sein Team nicht persönlich treffen. Onboarding-Mentor:innen helfen in dieser Situation Einsteiger:innen gezielt beim Ankommen und schaffen die nötige Nähe, Vertrauen und Zusammenhalt. Das Rezept heißt „offenes Ohr, offene Fragen, offenes Mindset“.

Das Ankommen und Wohlfühlen im Unternehmen und Team sind wichtig für neue Mitarbeiter:innen. Bedingt durch Covid-19 sind viele Unternehmen auf Remote Work umgestiegen, um durch die Vermeidung persönlicher Kontakte Neuinfektionen zu verhindern. Dadurch fallen Aktivitäten weg, die die informelle Kommunikation im Unternehmen fördern, wie beispielsweise das gemeinsame Mitttagessen, ein privates Gespräch beim Kaffee oder eine Runde an der Playstation. Genau diese informelle Kommunikation ist aber wichtig für Einsteiger:innen, um das Unternehmen und das Team kennenlernen zu können. 

Im Team habe ich keine Hierarchie gespürt, wir arbeiten auf Augenhöhe zusammen. Ich wurde sofort mit projektrelevanten Aufgaben betraut und habe jederzeit fragen können und Unterstützung bekommen.
Madelaine Kron
Trainee
AOE

In den ersten Tagen ist trotz räumlicher Distanz im neuen Job viel los und zahlreiche Eindrücke müssen verarbeitet werden. Wir bei AOE unterstützen unsere neuen Kollegen:innen, indem wir immer ein offenes Ohr für sie haben. Vieles von dem, was offline zu einem guten Einstieg beiträgt, lässt sich auch auf die Zusammenarbeit per Remote übertragen und hilft neuen Kollegen:innen dabei, sich ins Team einzufinden. Und dort, wo es kein Remote-Pendant gibt, wird ein neuer Weg gesucht und meist auch gefunden.

Dies funktioniert bei AOE sehr gut. Zwei unserer neuen Mitarbeiterinnen, Madelaine und Rebecca, haben ihren Job bei AOE Anfang April – mitten in der Corona-Krise – angetreten. Madelaine schildert ihre ersten Eindrücke so: „Nach einem wirklich sehr entspannten und offenen Erstgespräch, das ich bisher so noch nie erlebt hatte, fiel mein Starttermin genau in die Remote-Phase. Mein Team „Pacman“ und meine Mentoren Carsten und Stefan haben mir täglich geholfen, sämtliche Hürden beim Neustart zu nehmen“.

Mentorenprogramm hat bei AOE Tradition

Bereits lange vor COVID-19 haben wir bei AOE ein Mentorenprogramm ins Leben gerufen. Dabei haben wir gute Erfahrungen damit gemacht, zwei Mentor:innen pro Mentee – fachlich und organisatorisch – einzusetzen. Diese begleiten die neuen Mitarbeiter:innen intensiv für eine Dauer von sechs Monaten. 

Fachliche Mentor:innen unterstützen die neuen Kollegen:innen bei der inhaltlichen und technischen Einarbeitung. Neben der engen Zusammenarbeit zwischen Mentor:innen und Mentee, gehört es auch zu den Zielen, die neuen Kollegen:innen von Anfang an voll ins Team zu integrieren. Dies gelingt besonders gut über sinnvolle wertstiftende Aufgaben und eine Interaktion auf Augenhöhe.

Diese Erfahrung hat auch Madelaine gemacht: „Im Team habe ich keine Hierarchie gespürt, wir arbeiten auf Augenhöhe zusammen, ich fühle mich gut aufgenommen und integriert. Dabei gab es keinen „Welpenschutz“ für mich. Ich wurde sofort mit projektrelevanten Aufgaben betraut und habe jederzeit fragen können und Unterstützung bekommen, ohne dabei irgendwelchem Zeitdruck ausgesetzt gewesen zu sein. Ich konnte einfach in einem anspruchsvollen Umfeld selbständig und gleichzeitig unterstützt von meinem Team lernen“.

Ein Gespräch, das vor der Remote-Situation mit einem fragenden Blick über den Monitor hinweg gestartet werden konnte, bedarf nun etwas mehr Aufwand. So ist die Hürde jetzt meist höher, da man nicht sieht, ob die Gesprächspartner:innen gerade in ihre Arbeit vertieft, noch in einem anderen Gespräch oder auf dem Sprung zur Kaffeemaschine sind. „Das Setzen eines Status in unserem Chat-Programm ist nicht nur nice-to- have, sondern ein kleiner aber wichtiger Indikator. So kann ich meinem Team einfach signalisieren, ob ich gerade für Fragen und Gespräche zur Verfügung stehe. Außerdem sind insbesondere Tools relevant, mit denen man sich quasi in Nullzeit miteinander verbinden kann“, erklärt Stefan, einer der beiden Mentoren von Madelaine.

Bei Neustarts aus dem Homeoffice heraus ist es besonders wichtig, zeitnah Feedback zu geben und die Hürde für die Kontaktaufnahme oder ein Gespräch möglichst gering zu halten. Hierzu stehen bei AOE die geeigneten Remote-Tools für alle erdenklichen Anforderungen zur Verfügung, egal ob es sich um Pair-Programming, Brainstorming an digitalen Whiteboards oder Scrum-Zeremonien handelt.

Es war bisher der gelungenste Start in den neuen Job. Was nichts mit Remote zu tun hat, sondern mit dem Onboarding-Konzept von AOE.
Rebecca Dulder
QA Engineer
AOE

Im aktuellen Remote-Setup bei AOE ist auch die Funktion der organisatorischen Mentor:innen nicht zu unterschätzen. Sie sind nicht nur der Guide durch den organisatorischen Dschungel, sondern stellen auch insbesondere den Kontakt zu Kollegen:innen außerhalb des Team her. Gleichzeitig führen sie die Einsteiger:innen in die Unternehmenskultur ein – was Remote erst einmal viel schwieriger als in persona erscheint. Regelmäßig stehen sie im Austausch mit dem Mentee, um Fragen und Sorgen zu klären oder einfach mal eine halbe Stunde nur zuzuhören und da zu sein. Das zeigt den neuen Mitarbeiter:innen, wie viel uns bei AOE an ihnen liegt.

Rolle des Teams beim Onboarding entscheidend

Darüber hinaus kommt bei AOE die entscheidende Rolle beim Remote-Onboarding natürlich dem Team zu, in das der Mentee aufgenommen wird. Einsteiger:innen werden bei AOE von der ersten Minute an als vollständige Teammitglieder angesehen und auch so behandelt. Ihre Meinung zählt ebenso wie die der anderen Teammitglieder. So sorgen zum Beispiel die Scrum-Zeremonien wie das Daily, die dem gesamten Remote-Arbeiten eine gute Struktur geben, für regen und regelmäßigen fachlichen Austausch.

Neben den fachlichen Inhalten ist es ebenso wichtig, auf die Zwischentöne in den Gesprächen zu hören. Da kann es schon mal vorkommen, dass eine Diskussion ausufert oder abschweift. Hier ist es die Kunst, dass alle Beteiligten darauf achten, dass das Gespräch noch in den richtigen Bahnen bleibt. So kann es für das Team genau in diesem Moment richtig und wichtig sein, seinen Unmut über eine Situation kundzutun. Hier kommt den Mentor:innen die Verantwortung zu, die Mentees in dieser Situation abzuholen und einzubeziehen. Die Offline-Dynamik eines Teams wird sich dabei nicht automatisch online widerspiegeln, Verhaltensmuster, Mimik und Gestik müssen manchmal nachträglich erklärt und in einen Kontext gebracht werden. Das Ganze ist aber keine Einbahnstraße: Gleichzeitig bringt sich der Mentee auch aktiv mit ein, offene Kommunikation von beiden Seiten ist hierbei sehr wichtig: Mit jedem Onboarding lernt AOE dazu und hinterfragt bisherige Konzepte.

Rebecca fasst zusammen: „Wenn man mich fragt, ob ich mein Remote-Onboarding besser oder schlechter als ein Onboarding vor Ort im Büro empfunden habe, kann ich eines sicher sagen: Es war bisher der gelungenste Start in den neuen Job.  Was nichts mit Remote zu tun hat, sondern mit dem Onboarding-Konzept von AOE“.

Das Thema persönliche und informelle Kommunikation sowie Empathie und der zwischenmenschliche Austausch zieht sich bei AOE wie ein roter Faden durch das Remote-Onboarding. Dabei ist unser Mentorenprogramm unser Konzept, Mitarbeiter:innen dauerhaft weiterzuentwickeln, zu motivieren und damit in unserem Unternehmen zu halten – auch in Zeiten von Remote. Eine Win-win-Situation für Mitarbeiter:innen und Unternehmen, bei der auch der Spaß nicht zu kurz kommen soll…