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Insights / Blog / Inside AOE

Projektmanager:innen und Product Owner:innen: Ist doch irgendwie dasselbe, oder?

12. Februar 2024
Autor:in Julia BohligJulia BohligProduct Ownerin

Ihr habt euch schon mal gefragt, was eigentlich genau ein(e) Product Owner:in (PO) macht und was überhaupt der Unterschied zu einer/einem Projektmanager:in (PM) ist? Ist ein(e) Product Owner:in nicht eine Art agile(r) Projektmanager:in? Auch wenn auf den ersten Blick beide Rollen ähnlich klingen und es tatsächlich ein paar Überschneidungen gibt, sind die Ansätze, Aufgaben und Ziele der beiden Rollen doch unterschiedlich. Wo genau die Unterschiede liegen und welche persönlichen Erfahrungen ich in meiner bisherigen beruflichen Laufbahn in beiden Rollen sammeln konnte, teile ich im nachfolgenden Blog-Beitrag mit euch.

Vor Beginn von Softwareentwicklungsvorhaben gilt es, grundlegende Fragestellungen zu Modus der Zusammenarbeit und Aufstellung des Teams gemeinsam mit den Beteiligten zu klären. Eine davon: Setzen wir einen/eine Product Owner:in oder einen/eine Projektmanager:in ein? Häufig kommt es hier zu Verwirrung oder die Begriffe werden synonym genutzt. Umso wichtiger ist es, das Rollenverständnis zu schärfen und voneinander abzugrenzen.

Projektmanager:in – die/der granulare Organisator:in

Das Ziel von Projektmanager:innen ist es, Projekte mit einem bestimmten Umfang (in Scope) fristgerecht (on Time) und innerhalb eines festgelegten Budgetrahmens (in Budget) abzuschließen. Zu der Rolle gehören aus meiner Sicht schwerpunktmäßig die nachfolgenden Tätigkeitsbereiche:

Projektplanung: Projektmanager:innen erarbeiten noch vor Projektstart einen Business Case sowie einen Projektplan, um Umfang und die Grenzen des Projekts abzustecken. Darin werden u. a. Ziele, Strukturen, Ressourcen, Abläufe, Termine, Kosten, Risiken, als auch die erforderliche Qualität festgehalten.

Projektüberwachung und -steuerung: Im Projektverlauf prüft die/der PM dann in regelmäßigen Abständen, ob die geplanten Parameter eingehalten werden oder Maßnahmen zur Gegensteuerung eingeleitet werden sollten.

Zeit- und Meilensteinmanagement: Projektmanager:innen erstellen und verwalten Projektzeitpläne und stellen dabei sicher, dass möglichst kein Teil des Prozesses länger dauert, als er sollte. Meist wird hierfür ein klassisches Gantt-Diagramm aufgesetzt, welches Meilensteine enthält, zu denen bestimmte Pakete fertiggestellt sein sollen und dank derer der Projektfortschritt messbar wird. 

Teammanagement: Zu den Aufgaben gehört auch, die Arbeit der Teammitglieder zu organisieren, indem Projektmanager:innen Aufgabenpakete definieren, diese an die Projektbeteiligten verteilen und laufend den Status nachhalten. 

Budgetmanagement: Hinsichtlich des Budgets geht es für die/den Projektmanager:in darum, die Aufwände und Kosten auf Projektebene zu ermitteln und nachzuhalten. Sobald eine Überschreitung der Ausgaben festgestellt wird, müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, damit das Projekt on Budget bleibt. Häufig fallen auch Vertrags- und Abrechnungstätigkeiten dem Projektmanagement zu.

Stakeholder-Management & Kommunikation: Ein(e) Projektmanager:in sollte ein(e) effektive/effektiver Kommunikator:in und in der Lage sein, funktionsübergreifende Projektbeteiligte organisatorisch zu einem gemeinsamen Ziel zu führen. Im regelmäßigen Austausch mit Stakeholdern gilt es, Informationen einzuholen und zu verteilen, Erwartungen zu managen und die Stakeholder angemessen einzubinden. Des Weiteren benötigen Projektmanager:innen ein großes Verhandlungsgeschick, das ihnen hilft, das Projekt auf Kurs zu halten und mögliche Hindernisse aus dem Weg zu räumen. 

Dokumentation & Reporting: Regelmäßig dokumentieren Projektmanager:innen den Projektfortschritt und damit einhergehend Zwischenergebnisse und stellen diese relevanten Stakeholdern, wie Kunden oder dem internen Management, zur Verfügung.

Hiervon abweichend, fährt die/der Product Owner:in einen anderen Ansatz.

Product Owner:in – die/der nutzerzentrierte Wertschöpfer:in

Das übergeordnete Ziel der Product Owner Rolle besteht darin, den Wert eines Produkts zu maximieren und genau hierfür zeichnet sie/er im agilen Scrum Framework auch ergebnisverantwortlich. PO versuchen stets, die Interessen der End-User in den Mittelpunkt zu stellen. Zu den Aufgaben gehören die nachfolgenden Schwerpunkte:

Entwicklung von Produktvision & -strategie: Die/der PO entwickelt die Produktvision, also das ideale Zielbild des Produkts, das die Richtung der Entwicklung vorgibt und aus dem sich Produktentscheidungen ableiten lassen. Aus der Vision wird eine Produktstrategie erarbeitet, d. h. ein übergeordneter Plan, wie das Zielbild erreicht werden soll. Darin werden beispielsweise Informationen zur Zielgruppe und Mehrwert des Produkts festgehalten. Produktvision und -strategie werden durch die/den PO regelmäßig überprüft und kommuniziert, um ein gemeinsames Verständnis bei allen Beteiligten zu schaffen.

Anforderungsmanagement & Priorisierung: Die Art und Weise, wie die/der Product Owner:in den Wert eines Produkts maximiert, besteht darin, kontinuierlich Entscheidungen darüber zu treffen, was das Produkt beinhalten soll und was nicht, um der geplanten Produktvision möglichst nahe zu kommen. Product Owner:innen klären, definieren, formulieren und priorisieren die Anforderungen an das Produkt.

Product-Backlog-Management: Die/der Product Owner:in ist dafür verantwortlich, dass Product-Backlog – eine Art Liste aller Anforderungen an das Produkt – zu verwalten. Dazu gehört die klare Beschreibung der Anforderungen, den sogenannten User-Stories, sowie das Priorisieren der Elemente im Product-Backlog, um festzuhalten, woran als nächstes gearbeitet werden soll. Die/der PO kann diese Aufgaben auch an andere delegieren, bleibt aber ergebnisverantwortlich. Sie/er stellt dabei sicher, dass das Backlog für alle Teammitglieder aktuell, transparent und verständlich ist, damit diese immer wissen, was als nächstes auf der Agenda steht.

Stakeholdermanagement & Kommunikation: Der regelmäßige Austausch mit allen Interessengruppen ist ein essenzieller Aspekt der Rolle der/des Product Owner:in. Sie/er ist eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Entwicklungsteam und anderen Stakeholdern bzw. dem Kunden. Die/der PO klärt mit dem SCRUM-Team beispielsweise die Machbarkeit von Anforderungen, schafft ein gemeinsames Verständnis für die User-Stories im Refinement, führt gemeinsame Entscheidungen herbei und beantwortet fachliche Fragen zum Produkt während der Umsetzung. Zudem stehen PO in regelmäßigem Austausch mit weiteren Stakeholdern, um deren Erwartungen bzw. Interessen zu verstehen, Anforderungen an das Produkt zu schärfen und Feedback einzuholen.

Julia

Julia

Product Ownerin / AOE
Meiner Meinung nach sind die Grundvoraussetzungen, die man als Person mitbringen sollte, um beide Rollen nachhaltig ausfüllen zu können, ziemlich gleich: Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Entscheidungsfreudigkeit.

Jetzt haben wir einen ersten Überblick bekommen, welche Schwerpunkte ein(e) Projektmanager:in und welche Aufgaben ein(e) Product Owner:in hat. In meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrungen in beiden Rollen sammeln dürfen. Meiner Meinung nach sind die Grundvoraussetzungen, die man als Person mitbringen sollte, um beide Rollen nachhaltig ausfüllen zu können, ziemlich gleich: Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Entscheidungsfreudigkeit. Auch ähneln sich manche der zuvor beschriebenen Aufgaben. Dennoch weisen die beiden Rollen auch einige große Unterschiede auf.

Die größte Abweichung ist meines Erachtens schon an den beiden Rollenbezeichnungen zu erkennen: Projektmanager:innen planen und überwachen ein Projekt, also ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit bestimmter Zielsetzung und konzentrieren sich auf die Auslieferung (Output). Im Gegensatz dazu legen Product Owner:innen den Fokus auf das Produkt und dessen Mehrwert (Outcome). Damit einher gehen unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Ziele (PM: Projekt on Time, in Budget und Scope zum Abschluss bringen; PO: Produktwert maximieren). Auch unterscheidet sich nach meiner Erfahrung die Arbeitsweise der beiden Rollen. Projektmanager:innen  werden klassischerweise in Wasserfall-projekten eingesetzt und übernehmen vorab eine Gesamtprojektplanung. Sie sind häufig bis in kleinste Details der Umsetzung involviert, tracken täglich die Projektparameter und verteilen Arbeitspakete an konkrete Teammitglieder. Dahingegen ist die/der Product Owner:in gleichberechtigter Teil eines selbstorganisierten, crossfunktionalen SCRUM-Teams, welches ein Produkt schrittweise weiterentwickelt. Die/der PO plant nicht den ganzen Weg bis zum Erreichen der Produktvision, sondern Iterationen von meist wenigen Wochen, indem sie/er die Priorisierung der User-Stories festlegt und diejenigen mit höchster Prio in die kommenden Sprints einplant. Dabei „managed“ ein(e) Product Owner:in keine Aufgaben oder das Team: Das selbstorganisierte Entwicklungsteam committed sich auf einen realistischen Sprintumfang, entscheidet selbst, wer an welchen Themen im aktuellen Sprint arbeitet und wie diese technisch umgesetzt werden. Im Gegensatz zur/zum PM legt die/der PO also nur das „was“, aber nicht das „wie“ fest. Folglich ist die Zusammenarbeit als PO mit dem Entwicklungsteam viel enger.

Vor ungefähr 1,5 Jahren habe ich mich für den Rollenwechsel zur Product Ownerin entschieden und seitdem in SCRUM-Teams für verschiedene Kunden gearbeitet, was mir sehr viel Spaß macht. Dabei gibt es nicht nur einen Weg, um sich in diese neue Rolle hineinzufinden. Schon der Background sämtlicher Product Owner:innen, die ich kennengerlernt habe, ist total verschieden: Manche kommen aus der Entwicklung, andere aus der Kommunikation oder Organisation rund um ein Produkt oder sind wie ich BWLer:innen. Toll ist, dass mich mein Arbeitgeber AOE auf jedem Schritt hin zur PO unterstützt hat. Ich konnte ausprobieren, aus Fehlern lernen und Weiterbildungen besuchen. Diese fanden zum Teil intern statt (in unserer AOE Academy teilen wir Wissen miteinander) und ich durfte auch externe Konferenzen bzw. Schulungen besuchen. Dafür gibt es bei AOE für jeden Mitarbeitenden ein dediziertes Weiterbildungsbudget, das man für sich nutzen kann. Neben Soft-Skills wie z. B. Vermitteln in Konfliktsituationen zwischen Fachbereichen, Kunden und Entwicklungsteams, wurde mir hier das für die Rolle nötige Handwerkzeug beigebracht, z. B. User-Stories-Mapping. Auch habe ich mich viel mit erfahrenen Product Owner:innen ausgetauscht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Projektmanager:innen und Product Owner:innen zwar einige Gemeinsamkeiten aufweisen, ihr genereller Ansatz jedoch unterschiedlicher nicht sein könnte. Projektmanager:innen verfolgen einen organisatorischen Grundgedanken, tracken und steuern die Projektrahmenbedingungen. Im Gegensatz dazu haben Product Owner:innen einen nutzerzentrierten Fokus, um Produktwert zu schaffen. Deshalb ist für mich ein(e) Product Owner:in kein(e) agile Projektmanager:in.

Über die Autorin:

Julia Bohlig arbeitet als Product Ownerin für verschiedene Kunden bei AOE in Wiesbaden. Die studierte Media- and Design-Managerin war vorher mehrere Jahre im Projekt- und Content Management einer digitalen Kreativagentur tätig, wo sie Multimediaprojekte für verschiedene Kunden plante und steuerte. Nach ihrem Wechsel zu AOE verantwortete sie zunächst als Projekt Controllerin Forecasts, Reportings, Analysen und Abrechnungen für die Softwareentwicklungsprojekte, bevor sie sich 2022 für einen Rollenwechsel zur Product Ownerin entschied.